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Deutsche Institutionen und Behörden erkennen Urkunden aus dem Ausland oftmals nur dann an, wenn eine entsprechende Beglaubigung die Echtheit des Dokuments bestätigt. Dies ist meist umgekehrt auch der Fall für deutsche Urkunden, die in ausländischen Behörden vorgelegt werden sollen. Auf internationaler Ebene gibt es neben dem Beglaubigungsverfahren, welches durch bilaterale bzw. multilaterale Verträge zwischen verschiedenen Staaten geregelt ist, vor allem zwei vorherrschende Beglaubigungsverfahren, die eine Echtheit von öffentlichen Urkunden, wie beispielsweise Eheurkunden, Lebenspartnerschaftsurkunden, Sterbeurkunden oder Geburtsurkunden bestätigen: Die Haager Apostille und die Legalisation.
Der Apostille liegt das „Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 05. Oktober 1961 (Haager Übereinkommen)” zugrunde. Sie gewährt den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens eine vereinfachte Form der Echtheitsbestätigung für die öffentliche Urkunde, die im Original vorgelegt werden muss.
Für deutsche Urkunden wird die Apostille von bestimmten deutschen Behörden ausgestellt, eine weitere Beteiligung durch das Konsulat des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, ist nicht mehr notwendig. Das bedeutet, dass eine anschließende Legalisation durch die entsprechende Botschaft entfällt.
Deutsche öffentliche Urkunden werden in Nicht-Mitgliedstaaten des Haager Übereinkommens nur dann anerkannt, wenn die Echtheit durch die diplomatische oder konsularische Vertretung des betreffenden Staates bestätigt worden ist. Hierzu ist i. d. R. eine Vorbeglaubigung der deutschen Dokumente durch die entsprechende deutsche Behörde notwendig. Weitere Vorgaben zur Echtheitsprüfung einer Urkunde variieren zwischen den verschiedenen Auslandsvertretungen. Grundsätzlich können nur öffentliche Urkunden wie z. B. Eheurkunden, Lebenspartnerschaftsurkunden, Sterbeurkunden, Geburtsurkunden bzw. gerichtliche und notarielle Urkunden von deutschen Behörden bzw. Auslandsvertretungen legalisiert werden.
Private Urkunden, zu denen z. B. das eigenhändige Testament und formlose Kaufverträge wie z. B. Pkw-Kaufverträge zählen, müssen durch einen Notar oder eine Behörde beurkundet werden, um eine öffentliche Urkunde zu werden. Erst dann können private Urkunden legalisiert werden. Haager Apostillen und Vorbeglaubigungen werden von verschiedenen deutschen Behörden ausgestellt, abhängig von der Urkunde z. B. durch die Land- bzw. Amtsgerichtspräsidenten.
Da dies jedoch in den einzelnen Bundesländern unterschiedlich geregelt ist, empfiehlt es sich, beim Aussteller der Urkunde nachzufragen, welche Behörde für die Beglaubigung zuständig ist. Ebenso sollte für die Legalisation bezüglich der Anforderungen die entsprechende Auslandsvertretung konsultiert werden.
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