Die Apostille basiert auf dem „Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation“ vom 05. Oktober 1961 (Haager Übereinkommen). Sie ermöglicht den Vertragsstaaten des Übereinkommens eine vereinfachte Echtheitsbestätigung öffentlicher Urkunden, die im Original eingereicht werden müssen.
Für deutsche Urkunden wird die Apostille von spezifischen deutschen Behörden ausgestellt. Eine zusätzliche Beglaubigung durch das Konsulat des Landes, in dem die Urkunde verwendet werden soll, ist nicht erforderlich. Dies bedeutet, dass eine nachfolgende Legalisation durch die jeweilige Botschaft entfällt.
Deutsche öffentliche Urkunden werden in Nicht-Mitgliedstaaten des Haager Übereinkommens nur dann anerkannt, wenn die Echtheit durch die diplomatische oder konsularische Vertretung des betreffenden Staates bestätigt worden ist. Hierzu ist i. d. R. eine Vorbeglaubigung der deutschen Dokumente durch die entsprechende deutsche Behörde notwendig. Weitere Vorgaben zur Echtheitsprüfung einer Urkunde variieren zwischen den verschiedenen Auslandsvertretungen. Grundsätzlich können nur öffentliche Urkunden wie z. B. Eheurkunden, Lebenspartnerschaftsurkunden, Sterbeurkunden, Geburtsurkunden bzw. gerichtliche und notarielle Urkunden von deutschen Behörden bzw. Auslandsvertretungen legalisiert werden.
Private Urkunden, zu denen z. B. das eigenhändige Testament und formlose Kaufverträge wie z. B. Pkw-Kaufverträge zählen, müssen durch einen Notar oder eine Behörde beurkundet werden, um eine öffentliche Urkunde zu werden. Erst dann können private Urkunden legalisiert werden. Haager Apostillen und Vorbeglaubigungen werden von verschiedenen deutschen Behörden ausgestellt, abhängig von der Urkunde z. B. durch die Land- bzw. Amtsgerichtspräsidenten.
Da dies jedoch in den einzelnen Bundesländern unterschiedlich geregelt ist, empfiehlt es sich, beim Aussteller der Urkunde nachzufragen, welche Behörde für die Beglaubigung zuständig ist. Ebenso sollte für die Legalisation bezüglich der Anforderungen die entsprechende Auslandsvertretung konsultiert werden.
